Section 4 OCOM M403.04 – DONNER DE LA RÉTROACTION AUX MEMBRES DE L’ÉQUIPE

La rétroaction peut être donnée à toute l’équipe ou elle peut être donnée à certains membres de l’équipe. Bien donner de la rétroaction est une habileté. La rétroaction est une méthode pratique de fournir des commentaires aux membres de l’équipe et lorsque celle-ci est donnée, elle doit être fréquente, exacte, spécifique et opportune.

Fréquente. Fréquente signifie qui survient souvent ou successivement. Les chefs d’équipe doivent donner de la rétroaction souvent. Après avoir donné de la rétroaction, un chef d’équipe doit noter si les membres de l’équipe répondent bien à la rétroaction. Si la rétroaction n’est pas utilisée par les membres de l’équipe, elle peut devoir être expliquée de nouveau de manière différente.

Exacte. Exacte signifie consciencieuse, précise et sans erreurs. Une rétroaction exacte signifie donner une rétroaction qui est vraie et fondée sur des faits. Une rétroaction exacte doit être convenable, nuancée et appropriée; sans cela, les membres de l’équipe pourraient commencer à perdre le respect du chef d’équipe puisque tous les cas de rétroaction ont un effet sur la confiance des membres de l’équipe.

Spécifique. Spécifique signifie clairement définie, ferme et précise. Une rétroaction spécifique signifie donner une rétroaction qui est détaillée, claire et nette. Il n’est pas assez spécifique de dire aux membres de l’équipe seulement ce qu’ils font de bien et ce qu’ils font de mal; le chef d’équipe doit aussi dire exactement aux membres de l’équipe quelles étapes sont nécessaires pour améliorer leur rendement. Ceci est habituellement réalisé en posant des questions de réflexion aux membres de l’équipe afin de susciter leurs suggestions d’amélioration. Lorsqu’ils donnent une rétroaction spécifique, les chefs d’équipe doivent établir des objectifs concrets et des échéances pour les atteindre.

Opportune. Opportune signifie qui survient, est dite ou réalisée à un moment adéquat ou approprié. Une rétroaction opportune signifie donner une rétroaction au bon moment. Plus la rétroaction suivra le rendement rapidement, meilleur sera l’impact qu’elle aura sur les membres de l’équipe, car le rendement et la rétroaction sont intimement liés l’un à l’autre.

La rétroaction doit être fondée sur le comportement des membres de l’équipe et sur la performance et non sur les personnes ou leur personnalité.

Demander aux cadets de donner des exemples d’occasions lors desquelles la rétroaction qui leur a été donnée a été fréquente, exacte, spécifique et opportune.

Les règles de bases suivantes pour donner de la rétroaction peuvent permettre au chef d’équipe de donner une rétroaction efficace et constructive sans créer de conflit ni causer des situations conflictuelles entre les membres de l’équipe.

Se concentrer sur ce qui est observé

Les chefs d’équipe doivent donner une rétroaction basée sur ce qu’ils voient parce qu’elle se base sur des faits. Les croyances des chefs d’équipe se fondent sur des suppositions et des déductions; ils interprètent ce qu’ils voient. Lorsque les chefs d’équipe donnent de la rétroaction fondée sur des interprétations plutôt que sur des faits, l’interprétation peut être mal fondée.

Par exemple :

Un membre de l’équipe regarde ses bottes pendant que le chef d’équipe lui parle. Le chef d’équipe lui dit : « Soyez attentif. » Cette formule est incorrecte parce que le chef d’équipe suggère que le membre de l’équipe n’est pas attentif. Le chef d’équipe devrait dire : « Vous devriez regarder par ici. » Cet énoncé se concentre sur ce que le chef d’équipe a vu.

Se concentrer sur le comportement

Les chefs d’équipe doivent donner de la rétroaction en se concentrant sur le comportement des membres de l’équipe et non sur une personne ou sur la personnalité d’un membre de l’équipe.

Par exemple :

Un chef d’équipe observe un membre de l’équipe qui est avachi contre un mur. Le chef d’équipe dit : « Ne soyez pas paresseux. » Cette formule est incorrecte parce que le chef d’équipe porte un jugement sur la personnalité du membre de l’équipe. Le chef d’équipe doit dire : « Tenez-vous debout et droit. » Cet énoncé ne porte pas de jugement mais se concentre directement sur le comportement attendu du membre de l’équipe.

Rester neutre

Les chefs d’équipe ne doivent pas donner de la rétroaction qui est biaisée et qui porte de jugements. Lorsqu’un chef d’équipe reste objectif en donnant de la rétroaction, les membres de l’équipe peuvent déterminer eux-mêmes l’effet que cela les affectera. Cette occasion d’apprentissage sera plus signifiante pour les membres de l’équipe.

Par exemple :

Le chef d’équipe remarque qu’un membre de l’équipe est encore en retard. Le chef d’équipe dit : « Vous êtes souvent en retard. » Cette formule est incorrecte parce que le chef d’équipe a fait un jugement sur le nombre de fois que le membre de l’équipe est arrivé en retard. Le chef d’équipe doit dire : « Vous êtes arrivé en retard trois fois au cours des deux derniers mois. » Ce type de déclaration se base sur des faits.

Utiliser la rétroaction pour informer

Les chefs d’équipe doivent donner une rétroaction qui est instructive et qui ne donne pas de conseils. Lorsque le chef d’équipe donne de la rétroaction, celle-ci doit laisser les membres de l’équipe libres de tirer leurs propres conclusions. Cette liberté permet aux membres de l’équipe de décider quelles actions sont nécessaires pour modifier leur comportement.

Par exemple :

Un chef d’équipe fait une inspection et remarque que les bottes d’un membre de l’équipe ne satisfont pas les normes. Le chef d’équipe dit : « Tout le monde doit travailler sur leurs bottes. » Le chef d’équipe devrait dire : « Les bottes de notre équipe ne satisfont pas les normes de l’inspection. » Cette remarque permet aux membres de l’équipe de décider ce qu’ils doivent faire.

Si les membres de l’équipe ne trouvent pas d’idée, le chef d’équipe peut devoir expliquer quel comportement est requis.

Être positif

Les chefs d’équipe doivent donner de la rétroaction qui est rassurante et qui n’est pas menaçante. Lorsque le chef d’équipe donne de la rétroaction positive, elle n’est pas dénigrante. Le choix des mots et le timbre de la voix doivent être pris en considération. Même la rétroaction la plus amicale et la mieux intentionnée peut sembler intimidante.

Par exemple :

Un chef d’équipe observe un membre de l’équipe qui dirige une activité de promotion du travail d’équipe. Le chef d’équipe dit : « Je veux vous parler à propos de cette activité. » Ceci peut être perçu comme étant désagréable et de mauvais augure. Le chef d’équipe doit dire : « Je pense que votre activité s’est bien déroulée, mais discutons un peu pour l’améliorer. » Cette remarque commence par une remarque positive et donne ensuite une occasion de discuter des façons de s’améliorer.

Rechercher la simplicité

Les chefs d’équipe doivent donner de la rétroaction qui est simple. Les membres d’une équipe peuvent généralement n’enregistrer qu’un ou deux éléments d’information à la fois. Si les chefs d’équipe surchargent les membres de l’équipe avec trop de rétroaction, il y a une possibilité que l’information ne soit pas assimilée. Donner de la rétroaction sur un ou deux points majeurs est plus important que d’en donner sur six ou sept points mineurs.

Par exemple :

Un chef d’équipe supervise alors qu’un membre de l’équipe dirige une inspection. Le chef d’équipe remarque que l’uniforme et les bottes du membre de l’équipe ne satisfont pas les normes de l’inspection. Le membre de l’équipe commence l’inspection par le dos des cadets et continue à faire des erreurs. Le chef d’équipe lui dit : « Très peu de choses se sont bien déroulées lors de cette inspection – votre uniforme n’est pas correct, vous avez commencé par leurs dos et vos commentaires n’avaient pas de sens. » Cette formule est incorrecte parce que le chef d’équipe se concentre sur trop de questions à la fois. Le chef d’équipe devrait dire : « Très peu de choses se sont bien déroulées lors de cette inspection et on va commencer par votre uniforme. » Ceci permet au membre de l’équipe de se concentrer sur un aspect à la fois.

L’objectif de cette activité est de permettre aux cadets d’identifier les règles de base pour donner de la rétroaction.

S.O.

S.O.

1.Demander aux cadets de se trouver un partenaire.

2.Demander au cadet ayant sa date de naissance le plus tôt dans l’année de réciter à son partenaire une règle de base pour donner de la rétroaction.

3.Demander au cadet ayant la date de naissance la plus tardive dans l’année de réciter à son partenaire une autre règle de base pour donner de la rétroaction.

4.Demander aux cadets de réciter à tour de rôle les règles de base pour donner de la rétroaction jusqu’à ce que toutes les règles de base aient été récitées.

S.O.

Le but de donner de la rétroaction est de laisser savoir aux membres de l’équipe comment ils évoluent et à quel moment ils ne répondent pas aux attentes. Les chefs d’équipe doivent s’assurer que la rétroaction est donnée lorsque les membres de l’équipe remplissent ou dépassent leurs engagements autant que lorsque les membres de l’équipe ne remplissent pas leurs engagements. Il y a cinq étapes afin de donner de la rétroaction.

Planifier ce qui sera dit. Les chefs d’équipe ont besoin de planifier ce qu’ils diront lors de la rétroaction à l’aide des règles de base pour donner de la rétroaction. Les chefs d’équipe doivent penser à l’avance au comportement du membre de l’équipe qui sera discuté. Les chefs d’équipe doivent aussi avoir des suggestions pour l’amélioration; toutefois, ces idées devraient être données seulement si le membre de l’équipe ne peut pas trouver lui-même de suggestions pour s’améliorer.

Donner des exemples de comportements. Les chefs d’équipe doivent donner de la rétroaction qui fournit des exemples du comportement qui doit changer. Le fait de donner des exemples vagues ou qui ne sont pas clairs peut causer de l’anxiété chez les membres de l’équipe parce qu’ils ne seront pas certains de savoir quel comportement doit être modifié.

Accorder du temps pour la rétroaction. Une fois que le chef d’équipe a donné des exemples aux membres de l’équipe, il doit accorder du temps pour la discussion. Les membres de l’équipe peuvent être en accord, en désaccord ou donner leur point de vue de la situation au chef d’équipe. Les membres de l’équipe peuvent avoir besoin de demander des clarifications à propos des comportements ou ils peuvent demander des suggestions pour les aider à changer leur comportement.

Motiver. Lorsque les chefs d’équipe ont accordé du temps pour discuter de la rétroaction, ils doivent motiver les membres de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent être déçus de la rétroaction, alors le chef d’équipe devrait les encourager et les stimuler à atteindre leurs objectifs.

Établir un horaire pour la mise en œuvre et le suivi. Les chefs d’équipe ont besoin d’établir un horaire concernant l’action accomplie par le membre de l’équipe afin de vérifier le progrès du changement de comportement. Les chefs d’équipe doivent faire un suivi pour s’assurer que les membres de l’équipe apportent les corrections nécessaires.

À chaque séance de rétroaction, il doit avoir un émetteur et un destinataire. Lorsqu’une personne reçoit une rétroaction, cinq facteurs doivent être pris en considération.

Voir chaque séance de rétroaction comme une occasion d'apprentissage. Chaque fois qu'une rétroaction est reçue, la séance de rétroaction doit être vue comme une expérience d’apprentissage, les idées proposées visent à améliorer le rendement. Peu importe si les idées viennent de l’émetteur ou du destinataire, donner suite aux suggestions permet de développer les habiletés et les connaissances.

Écouter activement les idées de la personne qui les émet. L’écoute active permet à l’émetteur de présenter sa rétroaction dans un environnement non menaçant. De plus, une écoute active de la part du destinataire démontre que la rétroaction de l’émetteur est importante.

Demander des éclaircissements si les idées ne sont pas comprises. Lorsque l’émetteur donne une rétroaction et que les idées ne sont pas comprises, le destinataire doit demander des explications. En posant des questions, le destinataire devrait être en mesure de comprendre l’intention de l’émetteur.

Être honnête au sujet de l’incidence de la rétroaction sur les émotions. Le destinataire pourrait se sentir mal à l'aise de recevoir une rétroaction. Le destinataire devrait être honnête avec l’émetteur sur la façon dont il se sent par rapport à la rétroaction. Le destinataire devrait tenter de ne pas être trop émotif ou de prendre la rétroaction personnelle.

Conserver un esprit ouvert aux occasions d'apprentissage futures. Il est important d'avoir l'esprit ouvert aux rétroactions futures. Les émetteurs pourraient faire un suivi de leur rétroaction et pourraient fournir plus de rétroaction. Le destinataire doit être conscient de ces occasions d’apprentissage futures.